Блог об интернет-маркетинге KiT Production
автоматизация компании
Главная » Автоматизация бизнеса » Автоматизированные системы продаж

Как автоматизировать управление компанией?

Как работать с компанией, члены которой находятся в разных частях земного шара? Вы можете построить свою компанию таким образом, чтобы она работала эффективно и генерировала прибыль, а клиенты были бы всегда довольны. Такая компания необязательно должна иметь одно общее рабочее пространство. Людям нужно позволить работать и получать от этого удовольствие независимо от того, где они. Процесс построения такой компании и команды называется автоматизацией.

Как автоматизировать управление компанией? Как доверить кому-то работу?

Ведь, если вы делаете что-то сами, то вы будете уверены в качестве своей работы. Если кто-то другой будет делать это, то не всегда вы получите тот результат, который планировали. Как можно отлучиться из офиса, если сотрудники сразу начинают заниматься своими личными делами? Если их не контролировать и не стоять над ними с чутким надзором, то работа будет сделана некачественно, если вообще будет сделана. Такую проблему решить очень просто.

Во-первых, нужно зафиксировать на листе бумаги все процессы. Ваш бизнес может состоять из повторяющихся действий, в которых происходит одно и то же. Например, менеджер отвечает на звонок и начинает действовать по подготовленному составленному заранее плану. Еще один пример: грузчик берет какой-то товар, выгружает его из грузовика и переносит куда-то на полку на складе. Все эти действия подразумевают под собой следование определённому плану с наиболее удобными составляющими.

Всегда в самом начале обязательно следует написать инструкцию, в которой указывается все, что требуется от сотрудника фирмы. Например, у вашего менеджера, который будет звонить клиенту, имеется заранее подготовленный план: что говорить и как говорить. В этом скрипте отмечено:

  • как будет происходить общение
  • каким образом оно будет фиксироваться
  • что будет делать менеджер в это время у себя на рабочем месте
  • и т.д.

Так же следует поступать и с отправкой письма: когда его лучше оправлять, на какие сегменты вашей целевой аудитории, с помощью чего и т.д. Старайтесь описать это все пошагово. Например, откройте компьютер, нажмите на синюю кнопку, после того, как открылось окно, вводите текст кириллицей с определенными отступами и в таком-то формате. Нужно обязательно это описать как можно более примитивно и подробно, чтобы человек, в независимости от своего опыта и своих интеллектуальных данный, мог взять и прочитать эту инструкцию, после чего выполнить нужную работу правильно и без ошибок. Всегда начинайте описание своего бизнес-проекта с одинаковых и часто повторяющихся действий. Это должно быть то, что у вас в компании происходит чаще всего.

В большинстве случаев клиент будет заходить на ваш лендинг. Такое действие выполняет несколько тысяч людей в день, поэтому всегда делайте очень детальный чек-лист. Инструкция по лендингу может содержать более 10 страниц А4. Даже, если это будет очень простое действие, все равно нужна подробная инструкция, как и что делать, чтобы максимально исключить возможные неточности и ошибки.

Четкое описание всех бизнес-процессов – залог успеха в автоматизации

Как только появляется четкое описание о том, как должно все быть в вашей компании, такая компания считается хорошо настроенной. Подробная инструкция защитит вас как собственника бизнеса. Например, если какой-то сотрудник внезапно заболел или с ним что-то случилось, то вы становитесь независимыми от него. Благодаря этим инструкциям любой человек, который придет завтра на работу, сможет делать то же самое, сверяя свои действия с инструкцией в чек-листе, и не наделает ошибок. Поэтому обязательно прописывайте полностью весь ваш бизнес-процесс.

План продаж

Когда вы разберетесь с инструкциями, то далее следует создать план продаж. Если вы, как собственник, хотите выйти из компании, при этом чтобы ваши сотрудники не плевали в потолок, а работали, то учитывайте, что сотрудники в большинстве случаев не знают, что им делать и к чему стремится. Они работают под ручным управлением своего начальника. Если он скажет сделать определенное действие, то все это и сделают. Однако, если вас не будет на месте, то люди начнут заниматься своими делами и делать не то, что нужно.

Для того, чтобы этого не случилось, люди должны четко понимать, что им делать самостоятельно, когда вас не будет рядом. Им потребуется ясный и понятный план продаж на каждый день, чтобы все ячейки организма вашего бизнеса знали его. В таком случае не будет такого, что один менеджер будет ругаться с другим из-за того, что продажи не идут по каким-то причинам.

Если у вас составлен правильный план продаж в деньгах и выручке, которую вы хотите получить, значит должен имеется и план для всех закрытых сделок и входящих заявок.

Для того, чтобы такой план появился, нужно иметь какое-то количество лидов и обращений этих лидов, а, чтобы эти лиды появились, должно быть какое-то количество трафика, а, чтобы был трафик, нужен своевременный лендинг и деньги в рекламных кабинетах.

Должны быть планы во всех звеньях. Всё должно быть распланировано: сколько должно быть продукта, сколько денег вложить, сколько часов работать и т.д.

Флексовая мотивация сотрудников

Для того, чтобы всё заработало правильно, потребуется флексовая мотивация. Очень многие сотрудники работают просто за зарплату. Например, если зарплата в 30 000 рублей, то неважно, сделал ли ты свою работу хорошо или нет, в срок или опоздал, в любом случае будет выплачена фиксированная зарплата.

В таком случае зачем человеку стараться и потеть, если результат будет таким же? Конечно, человек будет стараться сохранить свою энергию и не пытаться выкладываться по полной, делая самый минимум из того, что мог бы, ведь он в любом случае получит свои 30 000 рублей. Для того, чтобы такого не допустить и мотивировать людей к прилежной работе, нужно внести в свой бизнес флексовую мотивацию. Например, снимайте 1000 рублей за каждый невыполненный вовремя и в срок пункт в чек-листе, а если человек делает всё быстро и качественно, то доплатите 1000 рублей. Это и будет флексовая мотивация, которая в несколько раз увеличит эффективность труда.

В зависимости от плана продаж, каждый элемент вашей компании является винтиком в большом организме. Если он что-то делает не вовремя, срывает сроки, делает это непроизводительно и некачественно, то в итоге от этого страдают остальные люди.

Например, если менеджер по продажам работал хорошо и замотивирован получать процент с закрытых сделок, а менеджер по трафику дал ему очень мало заявок, то из-за такого обстоятельства коэффициент полезной работы первого менеджера снизится, хотя он мог работать и лучше. Поэтому, возможно, будет неправильным наказывать первого менеджера по продажам, ведь он ни в чем не виноват.

Каждый из ваших сотрудников должен быть мотивированным работать качественно и быстро. Мотивация зависит от полученных работником инструкций и чек-листов, а также от выполнения плана продаж. Всё очень просто: распишите весь свой бизнес-процесс, составьте чек-листы и инструкции, создайте план продаж и замотивируйте компанию, чтобы все получали зарплату в зависимости от выполнения сроков.

Таким образом, даже если вы улетите на Мальдивы, люди будут хотеть получить хорошую зарплату и будут стремится внимательно вчитаться в инструкцию, выполнив свою работу качественно, при этом не дергая вас по всяким вопросам, потому что всё подробно будет написано в оставленной вами инструкции. У человека не возникнет вопросов, и он уже не будет плевать в потолок, если вы уедите. Он будет понимать, что хочет больше заработать и будет стремиться выполнить весь план продаж. К этому будет стремиться и вся ваша компания.

Когда вы внедрите все эти пункты в ваш бизнес, то он станет саморегулированным организмом, который будет приносить прибыль вне зависимости от того, контролируете ли вы всех, мотивируете и хвалите. Всё будет работать само по себе, практически без вашего участия. Сотрудники будут рады и получат удовольствие от своей работы, когда будут понимать, какой вклад и влияние вносят на конечный продукт. Что касается всяких вредителей, которые не хотят работать, то они со временем отпадут, как ненужные и лишние винтики в вашей машине.  Это будет хорошо, потому что их заменят осознанные продуктивные люди. Поэтому внимательно подойдите к этому вопросу и тогда ваш бизнес будет процветать.

Дмитрий

Интернет-маркетолог

Последние проекты

Сейчас обсуждают

    Подписка

    Еженедельно получайте информацию о новых способах привлечения клиентов в свой бизнес.

    Самое актуальное

    Последние проекты

    Обсуждаемые вопросы

    Больше полезной информации вы сможете найти в наших социальных сетях